Você conhece o Sharepoint para empresas, a solução da Microsoft para gerenciar e compartilhar conteúdo corporativo na nuvem? Existem chances de que você tenha visto ele junto a um plano do Office 365, mas nunca tenha parado para entender melhor essa ferramenta.

Todas as empresas lidam diariamente com uma quantidade enorme de informações e arquivos, tais como e-mails, planilhas, documentos de texto, fotos, PDFs, entre outros. Isso sem mencionar os dados empresariais e confidenciais que fazem parte da rotina. O SharePoint te ajuda a organizar todas essas informações em um único espaço, para facilitar o dia a dia do seu negócio de maneira prática e segura. 

Nesse post vamos te explicar tudo sobre o SharePoint para empresas, desde o que é e para o quê serve essa ferramenta. Entenda porque a sua empresa deve utilizar esse recurso da Microsoft e como ele pode facilitar a rotina corporativa. Para saber mais, não deixe de conferir!

O que é o SharePoint para empresas?

O SharePoint possui muitas funcionalidades. Primeiramente, precisamos entender que ele é um gerenciador de conteúdo na nuvem, ou seja, ele possibilita criar, guardar e compartilhar qualquer tipo de conteúdo corporativo entre os colaboradores da mesma empresa, com total segurança. Mas o que isso significa? 

Significa que o SharePoint permite a criação de uma intranet para todos os seus colaboradores, ou seja, uma espécie de “portal da empresa”. Neste portal, a empresa tem todos os recursos que precisa para realizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), permitindo que seus colaboradores trabalhem ao mesmo tempo e de forma colaborativa dentro de um mesmo documento, armazenando o seu histórico de versões. 

Vale lembrar que, como o SharePoint possui várias funcionalidades, cada pessoa pode trabalhar com ele de uma forma diferente. É possível usá-lo como um simples file server na nuvem, por exemplo, possibilitando o armazenamento e compartilhamento simultâneo de documentos. Ele também pode ser usado como um site de coworking permitindo que os colaboradores atuem de forma remota. Por fim, o SharePoint também pode ser utilizado como uma máquina de workflows, organizando as rotinas de trabalho dos diferentes colaboradores. O interessante é: o dinamismo do SharePoint para empresas permite todas essas funções. 

Quais as funcionalidades do SharePoint?

Como já falamos anteriormente, o SharePoint possui diversas funções que podem ser interessantes para sua empresa. Listamos abaixo algumas delas que podem beneficiar muito o seu negócio:

Armazenamento seguro

Esta é a principal funcionalidade do SharePoint. A possibilidade de ter um local seguro para o armazenamento de todos os arquivos e dados corporativos compartilhados entre os colaboradores. 

O SharePoint utiliza da nuvem para criar uma intranet (“portal da empresa”) com o compartilhamento de dados, contando com monitoramento ativo para saber quais pessoas estão acessando suas redes e o quê elas estão acessando.

Criação de sites

Dentro do SharePoint é possível criar sites com temas variados para cada equipe, ou até mesmo hotsites específicos para projetos. As possibilidades de criação de sites dentro da ferramenta são bastante diversificadas, podendo até ser criado um portal de notícias da empresa para os funcionários, por exemplo.

Trabalho colaborativo

Como o SharePoint para empresas funciona tanto em aplicativo quanto em sua versão web, é possível ter mais de um colaborador trabalhando em um projeto ao mesmo tempo, dentro ou fora da empresa. Isto torna a execução de tarefas mais rápida e dinâmica, especialmente para quem está atuando em um modelo de trabalho remoto ou híbrido. Esta função, aliado ao histórico completo de edições dos arquivos, facilita muito o trabalho para toda a equipe, aumentando a produtividade. 

Workflow

Imagine poder automatizar e modelar processos e rotinas da sua empresa de forma simples e fácil. Imaginou? Com o SharePoint para empresas isto é perfeitamente possível através do workflow, que te ajuda a criar fluxos de trabalho personalizados e automatizados para economizar tempo e ajudar no dia a dia da empresa. 

Exemplos de uso do SharePoint

Imagine você ter dois colaboradores trabalhando em um projeto onde ambos dependem das informações um do outro. Com o SharePoint, ambos podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, tendo acesso a essas informações em tempo real e sem o risco de um atrapalhar o trabalho do outro, afinal o SharePoint conta com histórico de versões bastante completo.

Agora imagine que você tem toda uma equipe trabalhando em um determinado projeto. Com o SharePoint é possível criar as tarefas e atribuir aos responsáveis diretamente pelo workflow. Também é possível criar um repositório de documentos que só pode ser acessado por essa equipe. 

Em um outro exemplo, imagine que o RH da sua empresa deseja emitir comunicados e informações periódicas para todos os funcionários da sua empresa, com atualizações em tempo real, sem o risco dessas informações serem compartilhadas com terceiros. Com o SharePoint para empresas é possível a criação de um “portal de notícias” onde somente os colaboradores selecionados podem acessar, oferecendo dinamismo e segurança.

Por que sua empresa deve usar o SharePoint?

É bastante simples: o SharePoint para empresas veio para facilitar o seu dia a dia e aumentar a produtividade em sua empresa. Através de um espaço colaborativo e seguro para compartilhamento de arquivos, as pessoas podem criar fluxos de trabalho que automatizam funções. Mas existem outros motivos para usar o SharePoint além desses.

O primeiro desses motivos é: o SharePoint existe desde 2001, mas a princípio foi utilizado somente por grandes empresas. Isto porque ele exigia uma infraestrutura de TI cara para a sua total implementação. Tudo isto mudou com o lançamento do Office 365, que incluiu em seu portfólio o SharePoint Online, permitindo que essa ferramenta seja utilizada por qualquer empresa.

As chances que sua empresa já conte com o Office 365 são altas, já que ele oferece muitos recursos indispensáveis para o bom funcionamento, como o Microsoft Excel e o Microsoft Word, por exemplo. Então por que não usar também o SharePoint? 

Se a sua preocupação é com a segurança, pode ficar tranquilo. Um dos pilares de atuação  da Microsoft é garantir a segurança dos dados das empresas e a privacidade de seus usuários. 

O SharePoint garante que o compartilhamento só será feito com pessoas específicas, com a possibilidade de limitação de dados mais importantes somente para pessoas de interesse. Além disso, a Microsoft tem ampla expertise em proteção de dados em todos os seus softwares, contando com segurança em diversas camadas e que tornam os riscos de ataques hacker ou ransomwares bastante baixos. 

Mais de 200 mil empresas já utilizam o SharePoint atualmente. A tecnologia do SharePoint para empresas veio para ser um fiel aliado na otimização do seu dia a dia, organizando o trabalho corporativo e fazendo tarefas complexas se tornarem mais simples. Ele também é a ferramenta ideal para empresas que estão trabalhando remotamente ou no modelo híbrido, facilitando a conexão, o engajamento e a execução das atividades mesmo para quem está atuando à distância. 

Gostou de saber mais sobre o SharePoint para empresas? Se ainda tiver dúvidas de como utilizar o SharePoint em sua empresa, entre em contato com a Asta Soluções!