A tecnologia faz parte do dia a dia da advocacia e, sem sombra de dúvidas, ela facilita bastante a rotina do advogado. Porém, alguns erros de TI em escritórios de advocacia podem comprometer o funcionamento da banca. Seja pelo mau uso de dispositivos, seja pela falta de boas práticas, os advogados muitas vezes correm riscos sem saber. Infelizmente, nem todos os profissionais tratam seus arquivos digitais como um verdadeiro ativo. Como resultado, brechas na segurança e dados corrompidos acabam gerando danos e enormes prejuízos. 

No post de hoje vamos falar um pouco sobre quais são os principais erros de TI em escritórios de advocacia que podem comprometer o funcionamento da sua banca e como evitá-los. Você vai ver que, com medidas simples e um bom suporte, seu escritório pode se manter ativo e produtivo, com total segurança.

Serviços de TI são coisa do passado?

Antes de falarmos sobre os principais erros de TI que podem comprometer o funcionamento do escritório, vale a pena uma reflexão. Será que os serviços de TI são mesmo coisa do passado? Com a chegada da tecnologia na nuvem (cloud computing) e os SaaS (softwares as a service), a maioria dos escritórios passou a adquirir estruturas digitais externas (softwares jurídicos, aplicativos, entre outros), em vez de internalizar o sistema de gerenciamento. De fato, hoje existem no mercado dezenas de softwares jurídicos, ferramentas na nuvem e aplicativos que são gratuitos e extremamente funcionais. O que muitos advogados não sabem, no entanto, é que a responsabilidade pelos dados e arquivos nem sempre é total. Além disso, diante de uma falha ou um problema no sistema, muitas vezes o advogado sequer conta com um suporte para resolver a questão. 

Recentemente, experimentamos a queda dos serviços de WhatsApp, que geraram um verdadeiro transtorno no mundo. Esse tipo de situação traz boas reflexões a respeito de como nos tornamos dependentes da tecnologia e como isso pode ser prejudicial quando não contamos com um suporte para solucionar problemas de forma eficiente. 

Ter todos os dados e todo o capital intelectual da sua empresa concentrados em ferramentas e dispositivos que não garantem total segurança e suporte pode significar paralisar as atividades do seu escritório, caso existam falhas no sistema. 

Antes de adquirir qualquer software ou serviço na nuvem (como o Google G Suíte, por exemplo) é importante avaliar qual é o tipo de segurança e suporte que essas ferramentas oferecem. A boa notícia é que a grande maioria disponibiliza testes gratuitos, assim o advogado pode analisar a qualidade dos recursos, bem como, a eficiência do suporte oferecido. 

Hoje, bons serviços de TI oferecem backups profissionais, além da criação de estruturas próprias que otimizam recursos que o escritório já possui e proporcionam total segurança. 

Erros de TI em escritórios de advocacia: quais são os mais comuns?

Independentemente do tamanho ou porte do escritório, os serviços de TI contribuem para uma rotina mais prática e eficiente. Graças aos recursos disponíveis para a advocacia, hoje é possível gerenciar o escritório à distância e trabalhar com uma alta produtividade, sem perder tempo com as burocracias do back office. Para garantir que a sua banca trabalhe, sem ter o risco de suspender as atividades por conta de um ciberataque, ou mesmo, uma pane no sistema, vale a pena evitar os seguintes erros que são bem comuns.

Não atualizar seus dispositivos (softwares e ferramentas)

A atualização de softwares, sistemas de segurança, aplicativos e demais ferramentas é algo extremamente necessário. Porém, muitos escritórios não o fazem. As atualizações servem para manter a performance da ferramenta (velocidade), bem como, tornar os dispositivos mais seguros. Na medida em que a tecnologia avança, os ciberataques e os malwares também são aprimorados. Por isso, a segurança da informação é algo dinâmico e todas as empresas devem se preocupar com ela de forma constante. Para evitar perder dados ou ser alvo de ataques, essa simples medida de atualizar os dispositivos é fundamental e pode contribuir bastante para a proteção dos seus dados. 

Não contar com um backup profissional

O backup é uma medida que visa assegurar a proteção dos dados. Muitos advogados se equivocam achando que, armazenando seus dados da nuvem, todo capital intelectual do escritório está seguro. Sim, a estrutura da nuvem pode até oferecer uma proteção, mas o que fazer se um advogado apaga, com ou sem intenção, um arquivo importante? Nesses casos, não há nada que os donos da estrutura na nuvem possam fazer pelo seu escritório. 

Um back up profissional tem justamente essa função: proteger os arquivos de qualquer tipo de risco. Trata-se de uma medida essencial, especialmente para os escritórios de advocacia, cuja maior parte do capital intelectual costuma ficar digitalizada. Não é preciso manter os arquivos físicos, nem ocupar tanto espaço dos escritórios, um backup profissional é a medida ideal para garantir a segurança total dos dados. 

Não ter uma classificação acerca da importância dos dados

Muitos advogados armazenam seus dados em um único dispositivo, sem se preocupar com a relevância de cada um. Porém, todos nós sabemos que existem dados mais importantes e outros menos. Assim, a segurança precisa considerar esse aspecto, criando sistemas de armazenamento seguros. Os serviços de TI são essenciais para criar esse tipo de estrutura e evitar que dados importantes e/ou confidenciais caiam nas mãos de pessoas erradas. Esse tipo de cuidado pode evitar problemas de grandes proporções que vão desde a exposição do escritório, até a perda de clientes. 

Não contar com um Help Desk especializado

A falta de um suporte especializado pode comprometer todo o funcionamento do escritório. Agora imagine você ter uma pane no seu computador ou no seu sistema operacional hoje? Quantos prazos você perderia? Quanto dinheiro você deixaria de ganhar por não conseguir trabalhar? Sim, ter um help desk para auxiliar você e o seu time de advogados em situações como estas pode evitar inúmeros problemas e prejuízos. Além de efetuar um serviço de forma eficiente, empresas que oferecem soluções em TI costumam ter profissionais capacitados para  entregar serviços de excelência.  

Para evitar os principais erros de TI que podem comprometer o funcionamento do seu escritório, busque empresas especializadas na terceirização desse tipo de serviço e contam com profissionais capacitados para auxiliar no dia a dia e garantir total segurança aos dados da banca. 

Você já conhecia os principais erros de TI em escritórios de advocacia? tem dúvidas sobre como funciona a segurança da informação nas empresas? Entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba mais!