Ser aberta às novas tecnologias e adaptável ao mercado atualmente são habilidades fundamentais para qualquer empresa que busca se manter competitiva. Seguindo a mesma lógica, a flexibilidade de processos e o respeito à criatividade individual são princípios básicos das empresas transformadoras.
Contudo, ao contrário do que muitas pessoas pensam, criatividade e individualidade não são sinônimos de bagunça. Principalmente no que concerne a infraestrutura de TI.
Cada novo software e computador representa um custo adicional para a empresa – seja na hora da aquisição ou em outros processos como instalação, manutenção, treinamento de pessoal e atualizações.
Como reduzir esses custos com a padronização dos computadores é o que vamos ensinar a partir de agora.
O que é padronização dos computadores?
A padronização dos computadores consiste na instalação de softwares específicos para cada setor ou grupo de usuários. Dessa maneira é possível ter um controle ainda maior das necessidades de cada dispositivo, além de evitar incompatibilidades ou problemas técnicos no futuro.
Dentro das organizações é comum observarmos uma tensão entre a necessidade de padronização e de inovação. E ela não precisa existir, pelo contrário, se organizadas de forma eficiente elas podem ser aliadas. Tudo irá depender da cultura organizacional, do número de profissionais de TI que possui e do grau de conhecimento tecnológico que os colaboradores possuem.
A padronização de computadores é uma grande aliada para a inovação. Isso por que conhecendo bem o arsenal de hardware, a probabilidade de comprar um software não compatível, por exemplo, é reduzida a quase zero. E também é possível aumentar o controle de necessidades de novos dispositivos de acordo com o crescimento da empresa. A padronização possibilita o controle do inventário e de equipamentos.
Por estas razões, é importante adotar uma política de padronização de computadores. E principalmente, essa política deve se adaptar a cultura organizacional, a realidade e as necessidades da empresa.
Como padronizar o equipamento da empresa?
Se você trabalha em uma organização sem nenhum controle de softwares utilizados, padronizar os computadores será uma tarefa mais difícil do que o normal. Há empresas que optam por começar do zero, comprando novos equipamentos e adaptando os softwares utilizados conforme a demanda.
Mas na maioria dos casos não há necessidade de dar esse “hard reset” na infraestrutura da empresa. Por isso listamos essas dicas para realizar uma padronização segura e correta, sem precisar começar do zero. Confira!
- Envolva pessoas chaves no planejamento e decisão de compra dos computadores. Representantes de cada departamento podem fazer parte da equipe na hora de planejar as necessidades de cada computador. O pessoal que lida com programas gráficos pesados pode ter uma necessidade maior de uma placa gráfica potente, por exemplo. Já quem atua no RH terá necessidade de um computador mais funcional.
- Depois de selecionados quais os programas e computadores padrões, treine essas pessoas chaves. Elas irão semear o conhecimento com as equipes, bem como orientá-las nas melhores práticas de uso.
- Crie uma lista de softwares preferências. Muitas organizações têm uma lista de softwares que os funcionários podem solicitar do departamento de TI, facilitando a seleção dos futuros equipamentos a serem adquiridos pela empresa.
- Restrinja o uso de softwares fora da lista padrão e proíba o uso de aplicações piratas e craqueadas. Eles normalmente são a causa das dores de cabeça para a infraestrutura de TI.
Terceirização da infraestrutura de TI
Uma outra opção para ajudar a padronizar os dispositivos usados na empresa é a contratação de uma consultoria de TI. Aliás, trata-se de uma solução barata que pode trazer muitos benefícios, que vai desde o aumento da produtividade da equipe até a redução de custos de manutenção dos computadores.
A Solução Easy, da Asta Soluções, por exemplo, clona um desktop padronizado. Dessa maneira a estação de trabalho é padronizada apresentando todas as funcionalidades necessárias para os seus colaboradores. Ela não só padroniza o desktop como ainda poupa tempo de configuração para novos usuários.
