Como usar melhor o pacote Office 365 na advocacia

Boa parte da rotina de um escritório de advocacia gira em torno da produção e gestão de documentos. Hoje, a grande maioria dos profissionais utiliza o pacote Office 365 na advocacia, uma vez que essa ferramenta atende bem às necessidades de qualquer advogado. Seja para redigir uma peça jurídica, seja para acompanhar processos judiciais, recursos como o Word e o Excel são bastante completos e fáceis de manusear. Não por outra razão, o pacote Office 365 na advocacia é uma unanimidade entre os escritórios. 

Porém, apesar da sua boa adesão, nem todo mundo sabe como aproveitar ao máximo os seus recursos. Hoje existem questões com relação a assinatura, segurança e backup que nem todo advogado conhece. Além disso, o pacote Office 365 é uma ferramenta bastante flexível que pode ser aliada a outras soluções, transformando-o em um recurso completo para qualquer escritório de advocacia. Para quem deseja saber mais sobre como usar melhor pacote Office 365 na advocacia, vale a pena conferir!

Utilize suas licenças em um único ambiente

Com uma assinatura básica do Microsoft 365 Business, os recursos ficam disponíveis para até 300 usuários diferentes. Na prática, isso significa que 300 profissionais podem usufruir do pacote Office 365 na advocacia de forma independente, facilitando o trabalho em equipe. 

O que muitos advogados não sabem, no entanto, é que é possível integrar todas as licenças em um único ambiente de TI, criando uma espécie de “portal da empresa” para o escritório. Hoje, a maioria dos escritórios usa o pacote Office 365 na advocacia para produzir documentos, mas realiza a gestão deles através de um software jurídico. Usando soluções como o SharePoint Intranet, por exemplo, todos os documentos criados no pacote Office podem ser acessados e compartilhados pelos próprios advogados tanto internamente (no próprio ambiente de TI), quanto externamente (junto a clientes). Esse tipo de solução dispensa a necessidade de outras ferramentas para a gestão de documentos e pode ser mais econômico para muitos escritórios.

Facilite o trabalho em equipe usando o pacote Office 365 na advocacia

Com a pandemia, muitos advogados tiveram que se adaptar ao home office e ao trabalho remoto. Mesmo um ano depois, muitos escritórios permanecem com o time de advogados trabalhando em casa, outros adotaram o sistema de trabalho híbrido, alternando a equipe. 

O trabalho remoto ou mesmo o sistema híbrido de trabalho possuem uma série de vantagens. Porém, um dos desafios é manter a produtividade e o time engajado. Muitos advogados não sabem, mas utilizando o Pacote Office 365 na advocacia é possível trabalhar de forma colaborativa, mesmo longe do escritório. Usando a tecnologia do SharePoint Intranet é possível que diferentes advogados trabalhem em um mesmo documento e controlem suas alterações.  

Tenha um e-mail integrado para acessar seu escritório digital

Mesmo trabalhando em home office, alguns deslocamentos são necessários no dia a dia da advocacia. E nada melhor do que conseguir acessar documentos do Office 365, mesmo longe do escritório.Muitos advogados não sabem, mas o próprio Microsoft Office 365 permite o acesso a documentos outros recursos. Basta que o usuário utilize o sistema do One Drive ou a solução do SharePoint Intranet. 

O advogado também tem a possibilidade de contratar serviços como o Office 365 Setup, que  possibilita a ativação de todas as licenças, além de criar usuários, configurar os domínios e ativar os serviços de e-mail e Skype for Business. 

Faça sua gestão de documentos de forma eficiente com o Office 365 na advocacia

Peças jurídicas, relatórios, planilhas de processos e apresentações para clientes. No dia a dia da advocacia são produzidos dezenas de documentos. Porém, elaborar esses documentos não é o único desafio na rotina do advogado. Também é preciso ter uma boa gestão, para que o trabalho dentro do escritório possa fluir. 

Usando o Office 365 e o SharePoint Intranet é possível realizar a gestão de documentos de forma bastante eficiente. Além de realizar o armazenamento dos documentos em um ambiente seguro, é possível criar políticas de acesso, controle das versões de cada documento e até um workflow personalizado. 

Com uma boa gestão de documentos, nenhum advogado perde tempo na hora de localizar qualquer arquivo eletrônico e pode trabalhar de forma integrada com outros membros do time sem qualquer problema. 

Tenha um backup de dados para proteger seu escritório

Diversos documentos criados dentro do pacote Office 365 fazem parte do capital intelectual do seu escritório. Justamente por isso, eles precisam ser protegidos. As assinaturas do Microsoft Office 365 contam com um sistema de segurança robusto voltado principalmente para a proteção contra vírus, malwares, além de outros tipos de ataques. No entanto, todo usuário do sistema deve estar ciente de que o sistema de segurança Microsoft é voltado para a proteção do sistema, o que não significa que os documentos armazenados na nuvem estão 100% seguros. 

A Microsoft opera dentro de um sistema de responsabilidade compartilhada, o que significa que a empresa é responsável por proteger a infraestrutura da nuvem. No entanto, a Microsoft não tem qualquer controle ou responsabilidade sobre os documentos que são arquivados nela. Por esse motivo, se qualquer documento é corrompido, ou deletado por engano, o usuário pode perdê-lo. 

Por essa razão, contar com um backup profissional para proteger seus dados e o capital intelectual do seu escritório de advocacia não é um excesso. Essa é uma medida essencial para qualquer escritório e que pode evitar danos irreversíveis no futuro.

A maioria dos advogados sabe que o pacote Office 365 é uma ferramenta robusta e que atende a maioria dos profissionais. O que muitos não sabem, contudo, é que além de completo, o Pacote Office 365 é bastante flexível e pode ser vinculado a outras soluções que ampliam suas funcionalidades e transformam esse recurso em uma ferramenta perfeita para qualquer escritório de advocacia. 

Você tem dúvidas sobre o Pacote Office 365 para advogados? Entre em contato e veja como a Asta Soluções pode auxiliar seu escritório. 

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